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| Kunde / Ansprechpartner / E-Mail / Telefon |
Im Kopfbereich des Formulars werden die Daten des Kunden eingetragen. |
| Objekt |
Für das Feld "Objekt" wird ein kurzer, aber eindeutiger Begriff gewählt, um eine leichte Kommunikation zwischen allen Beteiligten in der Druckerei und beim Kunden zu gewährleisten. |
| Liefertermin |
Dieses Feld wird abgefragt, um ggf. mitzuteilen, ob aus Termingründen überhaupt eine Fertigung möglich ist. Häufig bleibt das Feld in der Angebotsanfrage leer, da die genauen Termine noch nicht bekannt sind. |
| Auflage |
In diesem Feld wird die gewünschte Auflagenhöhe eingetragen. Sind verschiedene Auflagenhöhen zu kalkulieren, werden die Auflagenvarianten durch Schrägstrich voneinander abgetrennt (z.B. 1.000 / 1.500 / 2.000). |
| Umfang |
Bei der Angabe des Umfanges wird immer von zwei Seiten pro Blatt ausgegangen. Auch für ein einseitig bedrucktes Plakat wird hier "2 Seiten" eingetragen. Wenn es sich um ein Objekt mit mehreren Teilprodukten handelt, werden alle Teilprodukte in der Anfrage entsprechend ausgewiesen (z.B. Umschlag: 4 Seiten, Einlage: 16 Seiten). |
| Endformat / offenes Format |
Häufig genügt die Angabe des Endformates. Bei Produkten mit mehreren Seiten muss eventuell nachgefragt werden, ob es sich um ein Hoch- oder Querformat handelt. Die Angabe des offenen Formates bei gefalzten oder gehefteten mehrseitigen Produkten reduziert mögliche Fehlerquellen. Für klebegebundene Produkte kann jedoch wegen des Fräsrandes im Bund kein offenes Format angegeben werden. |
| Papier |
Die Papierqualität wird meistens nicht genau angegeben, so dass die Druckerei ihre eigenen Standardsorten verwendet. Werbeagentur- und Verlagskunden haben häufig konkrete Vorstellungen. In diesem Fall wird die entsprechende Sorte eingetragen. Wenn es sich um ein Objekt mit mehreren Teilprodukten handelt, werden die verschiedenen Papiersorten getrennt aufgeführt (z.B. Umschlag: Offset 170 g/m², Einlage: Offset 80 g/m²). |
| Farben |
Die Angabe der Farben erfolgt in der druckspezifischen Schreibweise (z.B. 4/4-farbig). Die Farbbezeichnung bei Vierfarbdrucken (CMYK) wird als "Skala" bezeichnet. Bei Sonderfarben erfolgt ein Hinweis "Sonderfarbe". Die genaue Farbbezeichnung wird meist erst nach der Auftragserteilung erfragt. Handelt es sich bei der Sonderfarbe z.B. um eine Hausfarbe, wird die genaue Bezeichnung in der Angebotsphase nachgefragt und eingetragen. |
| Vorlagen |
In der Regel erfolgt die Angebotserstellung unter der Annahme, dass druckfertige Daten angeliefert werden, die nicht mehr bearbeitet werden müssen. Sind zusätzliche Arbeiten an den Datenbeständen erforderlich (z.B. gestalterische Arbeiten, Korrekturen), werden diese nach Kundenrücksprache abhängig vom tatsächlichen Aufwand berechnet.
Für die Auswahl der Papiergröße kann es wichtig sein, ob Motive im Anschnitt oder nicht im Anschnitt sind. Meistens ist die Gestaltung in der Phase der Anfrage aber noch nicht abgeschlossen. In der Kalkulation geht man deshalb im Regelfall davon aus, dass die Motive im Anschnitt gedruckt werden. Befindet sich das Motiv nicht im Anschnitt, wird diese Information im Angebot berücksichtigt. |
| Druckweiterverarbeitung |
Dieses Feld enthält alle Angaben, die für die Weiterverarbeitung relevant sind. Hierzu zählen u.a. Schneid- und Falzprozesse (z.B. 3-Wickelfalz). Ist die Anfrage nicht eindeutig, sollte eine Skizze mit einer ausführlichen Beschreibung ergänzt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Sofern ein Muster vorhanden ist, sollte dieses den Auftragsunterlagen hinzugefügt werden. |
| Verpackung |
Abhängig vom spezifischen Kundenauftrag werden in diesem Feld Angaben zur Art der Verpackung gemacht (z.B. 50-stückweise in Kartons). Die Verpackung kann zu erheblichen kostenintensiven Mehraufwänden führen, insbesondere wenn bestimmte Mengeneinheiten verpackt werden müssen. |
| Versand |
Zur Vereinfachung der Kalkulation wird bei der Angebotserstellung häufig vorgeschlagen, das Angebot ohne Versandaufwände zu kalkulieren. Die tatsächlich anfallenden Versandkosten werden in der späteren Rechnung als Vertriebseinzelkosten/Versand gesondert aufgeführt. Da die Höhe der Speditions- bzw. Paketversandkosten vom Kunden selbst abgeschätzt werden kann, hat sich dieses Verfahren durchgesetzt. |
