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2.5 Bereitstellung von Dokumenten durch ein MIS
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Im Zusammenhang mit der Kalkulation, Produktion und Auslieferung von Aufträgen werden diverse Dokumente benötigt. Die Unterlagen sind nicht nur für die Kommunikation mit Kunden und Zulieferern erforderlich, sondern dienen auch der internen Kommunikation:
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Externe Dokumente werden für die Kommunikation zwischen dem Auftragssachbearbeiter und dem Kunden bzw. Zulieferer benötigt. Dazu gehören das Angebot, die Auftragsbestätigung, die Rechnung sowie (Material-)Lieferscheine. |
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Interne Dokumente sind erforderlich, um eine reibungslose Fertigung während des gesamten Produktionsprozesses zu gewährleisten. Neben der Auftragstasche mit der Beschreibung des zu produzierenden Auftrages zählen zu den internen Dokumenten auch Materialscheine, Plantafeln und (digitale) Tageszettel. |
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Noch vor einigen Jahren mussten die erforderlichen Dokumente von den Sachbearbeitern aufwändig und fehleranfällig selbst generiert werden, wobei die Daten mehrfach einzugeben waren. Inzwischen stehen in den meisten MIS Funktionalitäten für die automatisierte Erstellung der Dokumente bereit. Die Ausgabe auf einen Drucker oder als PDF-Datei erfolgt oft über die Schnittstelle zu einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word. Dadurch lassen sich die in der Regel in den Unternehmen bereits vorhandenen Vorlagendateien ohne zusätzlichen Anpassungsaufwand nutzen, und der Sachbearbeiter kann mit einer vertrauten Oberfläche arbeiten.
Anstelle einer ausgedruckten Auftragstasche setzt sich immer häufiger eine „digitale Auftragstasche“ durch. Die Fachkräfte an den einzelnen Arbeitsstationen rufen zu Beginn der Arbeit die Auftragstasche digital auf. So ist es möglich, Änderungen in der laufenden Produktion im MIS einzupflegen und den jeweiligen Arbeitsstationen im digitalen Zugriff aktuell zur Verfügung zu stellen.
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