2.3 Überblick über die Kalkulationsfunktionen

Die Kalkulation von Aufträgen stellt sehr viele verschiedene Anforderungen an ein MIS. Zunächst müssen Möglichkeiten vorhanden sein, damit auf die Stammdaten zugegriffen werden kann. Außerdem sollten Hilfsmittel bereitstehen, um die Kalkulation zu vereinfachen (z.B. Kalkulationsstandardvorlagen, Möglichkeiten zur Aktivierung von Wiederholungsaufträgen sowie für die Nutzenberechnung und den Einteilungsbogen). Insbesondere muss ein MIS aber unterschiedliche Zustände bei der Kalkulation verwalten können:

• Auf Basis der Anfrage eines Kunden führt der Sachbearbeiter zunächst eine Kalkulation durch, die dem Kunden als Angebot zugeht. Es ist das wichtigste Kalkulationswerkzeug und enthält die komplette Beschreibung des Auftrages eines Kunden inklusive der Auflistung aller Kosten. Das Angebot bildet somit die Grundlage für die Kommunikation zwischen dem Kunden und der Druckerei.
   
• Wenn der Kunde das Angebot akzeptiert, erhält er vom Sachbearbeiter eine Auftragsbestätigung. Sind Korrekturen notwendig, passt der Sachbearbeiter vorher die Kalkulation den neuen Anforderungen an.
   
• Wurde der Auftrag fertiggestellt, verschickt der Sachbearbeiter eine Rechnung. Er berücksichtigt hierbei Änderungen, die während der Produktion am Auftrag erforderlich wurden und modifiziert die Kalkulation entsprechend. Änderungen können beispielsweise notwendig sein, weil der Kunden ungeeignete Daten angeliefert hatte und dadurch Mehraufwendungen notwendig wurden. Dabei ist darauf zu achten, dass erhöhte Kosten und Änderungen am Auftrag dem Kunden rechtzeitig kommuniziert werden.
   
• Um strategische Entscheidungen zur Auftragsstruktur und zur Preisgestaltung treffen zu können, ist eine Nachkalkulation der Aufträge notwendig. Hierfür müssen im MIS Statistikwerkzeuge bereitstehen, mit denen nicht nur der einzelne Auftrag sondern beispielsweise alle Aufträge einer Periode betrachtet werden können. Durch eine Nachkalkulation der Aufträge kann beispielsweise die Richtigkeit der bei den Kostenstellen hinterlegten Werte für die Dauer einzelner Arbeitsschritte (Zeitwerte) geprüft werden.
   
• Außerdem müssen innerhalb des MIS auftragsspezifische Daten von Zulieferern (z.B. Einkaufspreis für Papier für die gewünschte Auflage) und von Partnern (z.B. Kosten für die Umschlagveredelung durch Fremdleistung) verwaltet werden können.

Hinweis