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Über Kostenstellen und Arbeitsvorgänge werden allen betrieblichen Leistungsbereichen konkrete Kosten in Form von Stundensätzen [€/h] und Durchschnittszeiten [min.] zugeordnet. Diese Daten bilden die Grundlage der Kalkulation. Neben der Bezeichnung der Kostenstelle, ihrem Stundensatz und der Angabe der Zeitwerte sind außerdem die produktionstechnischen Voraussetzungen zu definieren (z.B. max. Größe des Druckbogenformats, Anzahl der Druckwerke, Größe der Greiferkante), da diese Angaben ebenfalls Einfluss auf die Kalkulation nehmen.
Häufig ist es softwaretechnisch möglich, einer Kostenstelle mehrere Stundensätze zuzuordnen. Je nach Art des Auftrages kann dadurch bei der späteren Kalkulation flexibel der geeignete Stundensatz ausgewählt werden. Für die Bestimmung des Stundensatzes müssen u.a. die Abschreibungskosten für die Maschinen, Gehälter, Mietkosten u.v.m. berücksichtigt werden. Hierbei unterstützen in der Regel die Managementinformationssysteme, die entsprechende Felder für die Eingabe bereitstellen. Auf Basis dieser betriebsspezifischen Daten wird ein geeigneter Stundensatz vorgeschlagen.
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