Bei den Materialien stellen insbesondere Papier und Farbe wichtige Einflussfaktoren für die Kalkulation von Druckerzeugnissen dar. Die Druckereien verfügen über ein Grundsortiment an Materialien, mit dem sich der überwiegende Teil der Aufträge bearbeiten lässt. Sie arbeiten dafür in der Regel mit zwei bis drei Zulieferern zusammen, die bei regelmäßiger Abnahme größerer Bestellmengen Rabatte gewähren. Als ein weiterer Vorteil ist zu nennen, dass die Materialeigenschaften bekannt sind. Dies erleichtert die Verarbeitung in der Produktion und führt zu geringeren qualitativen Schwankungen.
In den Materialstammdaten werden alle Informationen zu den Materialien erfasst. Dazu gehören beispielsweise die für Papier relevanten Eigenschaften (flächenbezogene Masse, Oberflächenbeschaffenheit etc.), und es muss der Preis abrufbar sein. Oft sollen die Preise von verschiedenen Zulieferern mit Hilfe der Branchensoftware verglichen werden. Dabei ist zu beachten, dass z.B. die Papier- und Farbbezeichnungen bei den verschiedenen Lieferanten voneinander abweichen.
Neben diesen Informationen erlauben leistungsfähige Managementinformationssysteme die Eingabe von Daten zur Lagerhaltung. So kann bei der Kalkulation und Terminierung eines Auftrages sofort geprüft werden, ob das gewünschte Material in der erforderlichen Menge vorrätig ist oder bestellt werden muss.
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