Die Aufbereitung der Zahlen für das Finanzamt ist – in Abhängigkeit der Betriebsgröße und Rechtsform des Unternehmens – unterschiedlich stark reglementiert. Für sehr kleine selbständig tätige Unternehmerinnen und Unternehmer und Freiberufler gelten geringere Anforderungen an die Form der Dokumentation als bei größeren Unternehmen. Bei ersteren genügt eine tabellarische Buchführung, im einfachsten Fall in Form eines Kassenbuches, in dem sämtliche Geschäftsvorfälle des laufenden Jahres zeitlich und sachlich geordnet aufgelistet werden. Die jährliche Ermittlung des Gewinns erfolgt in Form einer Einnahmen-Überschussrechnung.
Bei etwas größeren Unternehmen müssen die Daten in Form der sogenannten doppelten Buchführung (= jeder Geschäftsvorfall berührt immer zwei Konten, auch Doppik genannt) nach einem umfassenden Regelwerk dokumentiert werden. Dazu ist ein umfangreiches Fachwissen erforderlich. Berufsbilder in diesem Bereich sind: Bürokaufmann/Bürokauffrau oder Industriekaufmann/Industriekauffrau.
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