Um eine komplexe Projektaufgabe zielgerichtet und termingerecht durchführen zu können, ist eine gute Zeitplanung nötig. Da zu Projektbeginn noch längst nicht alle Tätigkeiten, die während des ganzen Projektes anfallen, bekannt sind, ist eine permanente Kontrolle und Anpassung dieser Teilschritte notwendig. Folgende Fragestellungen helfen, die Projektplanung zu strukturieren und überschaubar zu machen:

• Welche Aktivitäten sind für das Erreichen der Projektziele nötig? Das lässt sich zum Beispiel durch Brainstorming und Mindmapping aller notwendigen Tätigkeiten von der Kundenanfrage bis zum versandfertigen Packmittel ermitteln.

• Welcher Zusammenhang besteht zwischen den einzelnen Aufgaben? Zum Beispiel CAD-Zeichnen – Plotten des aktuellen Entwurfs – erneutes Einpflegen von Kundenwünschen.

• In welchen Phasen soll das Projekt abgewickelt werden? Eine mögliche Abfolge: Informationsphase, Planungsphase, Durchführungsphase, Analyse und Bewertung sowie Dokumentation. Die Reihenfolge kann sich für kleine Teilprozesse des Projektes beliebig oft wiederholen. Dafür muss ein Zeitplan festgelegt werden. Diesen sollte die Lehrperson vorgeben, da den Schülern dafür das Erfahrungswissen fehlt.

• In welcher Reihenfolge sind die Aktivitäten zu erledigen? Zum Beispiel geben produktionstechnische Gegebenheiten die Reihenfolge der Tätigkeiten vor: Drucken, Stanzen, Kleben oder CAD-Zeichnung fertigstellen, um eine verbindliche Vernutzung planen zu können.

• Welche Arbeitspakete können parallel ausgeführt werden? Zum Beispiel erstellt ein Schüler mit einem anderen Schüler gemeinsam die bebilderte Aufbauanleitung, da es schwierig ist, gleichzeitig Fotos zu machen und die Konstruktion in einer bestimmten Position zu halten.

• Welcher Zeitumfang wird für die einzelnen Aktivitäten benötigt? Da es für angehende Packmitteltechnologen sehr schwierig ist, abzuschätzen, wie lange man für die einzelnen Tätigkeiten braucht, gibt die Lehrperson den Zeitplan grob vor. Dieser ist dann von jedem Projektverantwortlichen (Schüler) auf sein konkretes Thema individuell anzupassen.

• Welche Meilensteine gilt es zu beachten und abzuarbeiten? Auch hier trifft die Lehrperson bereits eine konkrete Vorauswahl. Je nach Projektthema können sich jedoch Abweichungen ergeben. So ist die Handmusterherstellung im Papierhülsenbereich meist wesentlich stärker von handwerklichen Tätigkeiten geprägt als im Wellpappbereich. Ebenfalls gibt es dort gar keine CAD-Vernutzung – auch die Produktionsprozesse und die Kalkulation sehen vollkommen anders aus.

• Welche Materialien / Ressourcen sind wann in welchem Umfang bereitzustellen? Hier ist es ratsam, rechtzeitig über das durchzuführende Betriebsinterview im Ausbildungsbetrieb die geforderten Informationen (Maschinenformate, Maschinengeschwindigkeit, vorhandene Materialien) abzufragen, um diese dann während des Projektverlaufs zur Verfügung zu haben. Wenn rechtzeitig absehbar ist, dass spezielle Materialien benötigt werden, so können diese über die Schule auch bei den entsprechenden Firmen angefordert werden.

• Welche Kostenarten fallen bei welchen Arbeitstätigkeiten an? Für die später zu erstellende Kalkulation ist es hilfreich, sich schon bei der Beschaffung der Materialien Gedanken zu machen, welchen Preis das Material hat, welcher Maschinenstundensatz bei den eingesetzten Maschinen zugrunde gelegt ist usw. ...

• Wie hoch werden die Gesamtkosten des Projektes sein? Zur Berechnung der Gesamtkosten ist es wichtig, sich rechtzeitig über die Lohn-, Fertigungs- und Betriebsgemeinkosten im Betriebsinterview zu informieren. Welche branchentypischen Gewinnzuschläge werden eingerechnet?

• Welche qualitätssichernde Maßnahmen werden während der Projektarbeit ergriffen? Da der Rahmen der Projektarbeit zeitlich sehr begrenzt ist, reicht hier exemplarisch ein Testverfahren, um die Qualitätsicherung in einem Bereich der gesamten Projektarbeit exemplarisch darzustellen.

• Welches Risiko zur Zielerreichung ist in der Planung vorhanden – und wie kann das Risiko minimiert werden? Zeitverschwendung zu Projektbeginn, wenig zielgerichtetes Arbeiten, zu hoch gesteckte komplizierte Ziele, die über CAD nicht umsetzbar sind, können zu unvorhergesehenen Projektverzögerungen führen. Stellt man dies während der Projektarbeit fest, so sollte möglichst schnell ein einfach zu realisierender „Plan B“ entwickelt werden, um den Schaden so gering wie möglich zu halten.

• Wie kann das ganze Projekt dokumentiert werden? Auch hierzu gibt es Vorlagen von bereits durchgeführten Projektarbeiten. Wichtig ist, dass die im Einzelnen durchgeführten Schritte der Projektarbeit für einen Laien gut nachvollziehbar sind. Hier wird oft übersehen, dass Inhalte (konkrete Beschreibung der Handmusterherstellung auf dem Schneidplotter) für die angehenden Packmitteltechnologen schon so selbstverständlich sind, dass diese in der Dokumentation nicht auftauchen. Dabei sind sie für das Gesamtverständnis der Arbeit enorm wichtig.

=> Schlechte Projektplanung ist die Hauptursache für Projektfehlschläge und mangelnde Zielerreichung. Wer sein Projekt nicht professionell managt und die Teambeteiligten nicht motivieren kann, gerät schnell in einen Teufelskreis unerledigter Aufgaben – mit bösen Folgen für Qualität und Termine.

Abb. 12.22: Werden immer wieder anstehende und abzuschließende Arbeiten nicht erledigt oder verschoben, so kommt man in einen Teufelskreis unerledigter Aufgaben. (Quelle: Eigene Darstellung)

Wie gelangt man in der Praxis zum Projektfahrplan (Projektinhalte und deren Zuordnung, Termine und Zeitbedarf ergeben dann den Projektablaufplan)? Hier hat sich in der Praxis der Einsatz von Mindmapping-Software (zum Beispiel Mindjet, Mind View) als sehr hilfreich erwiesen. Diese hat den Vorteil, dass neben der übersichtlichen Darstellung in einer Mindmap später auch Termine und Zeiten hinzugefügt werden können. Weiter lässt sich die erstellte Map in verschiedenen Formaten (Worddokument, OpenOffice) ausgeben. Somit können die Daten gleich zur Erstellung der Dokumentation verwendet werden.

Die einzelnen Äste in der Map sollten nur so weit aufgegliedert werden, dass die einzelnen Äste kontrollierbare Arbeitspakete darstellen. Dabei umfasst ein Arbeitspaket alle Vorgänge eines Projektes, die sachlich zusammengehören und in einer organisatorischen Einheit ausgeführt werden können. Wer welches Arbeitspaket ausführt, wird vom Projektverantwortlichen festgelegt (in diesem Projekt liegen alle Zuständigkeiten beim Projektverantwortlichen). So wäre es zum Beispiel durchaus denkbar, den Preis für die benötigten Stanzformen über den Ausbildungsbetrieb bei einem Stanzformenbauer anzufragen, um diesen dann mit in der Kalkulation aufzuführen.

Anschließend kann zu jedem Arbeitspaket die dafür benötigte Zeit abgeschätzt werden und in die Mindmap eingetragen werden. Die tatsächlich benötigte Zeit wäre dann wiederum Grundlage für die Kostenkalkulation der Projektarbeit.

Abb. 12.23: Gantt-Diagramm des Schulprojektes. In der linken Spalte sind die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten aufgeführt. In den folgenden Spalten finden sich die Start- und Endzeiten der einzelnen Aufgaben. Im breiten rechten Teil der Darstellung sieht man die Balken, die den Zeitverlauf über das Schuljahr hinweg kennzeichnen. (Quelle: Eigene Darstellung)

Mit Hilfe der Mindmapping-Software (Mindjet) lässt sich dann ein Projektterminplan (Gantt-Diagramm – benannt nach dem Erfinder des Diagramms) erstellen. Hierzu sind für jede Tätigkeit ein Startzeitpunkt und ein Endzeitpunkt festzulegen. Die Dauer jeder Tätigkeit muss zuvor sinnvoll abgeschätzt werden. Ferner können nachfolgende Tätigkeiten nur starten, wenn vorhergehende Tätigkeiten bereits abgeschlossen sind. Wichtig ist auch, dass die Meilensteine alle erreicht werden können. Um dies zu gewährleisten, sind gegebenenfalls Pufferzeiten einzuplanen.

Unterscheidung in inhaltliches Konzept, Präsentationsfolien und den eigentlichen Vortrag.

Inhaltliches Konzept

1. Gliederung

Eine gute und nachvollziehbare Gliederung sollte am Anfang stehen. Diese sollte einen konzeptionellen »roten« Faden besitzen.

Präsentationsfolien

Ihre Zuhörer müssen die Präsentationen lesen und verstehen können. Deshalb:

Keep It Short and Simple

! KISS!

Überladen Sie die Folien nicht. Wenig Text, sprechende Überschriften, klare Gliederung! Faustregel: Bei Aufzählungen u.ä. nicht mehr als 7 Stichpunkte pro Folie. Setzen Sie nichts auf die Folie, auf das Sie später im Vortrag nicht eingehen, dann lieber weglassen.

Würzen Sie zudem Ihren Vortrag mit Demos und Beispielen. Diese können auch komplexe Zusammenhänge verständlich darstellen. Probieren Sie aber die Demos aus und machen Sie sich mit deren Bedienung vertraut!

Blauer Adler auf blauem Grund

Man kann Folien so gestalten, dass für jeden erkennbar ist, was sie darstellen!

Achten Sie auf eine kontrastreiche Farbzusammensetzung und große Schrifttypen, und serifenlose Schriftarten. Man muß nämlich nicht alle 108 verschiedenen Animationsmöglichkeiten in seinen Vortrag integrieren!

Ab 24 Folien pro Sekunde ist es ein Film

Folien sind kein Lesemedium! Sie sollen den Vortrag ergänzen, nicht verdoppeln.

Im besten Fall befinden sich auf den Folien nur ergänzende Informationen (Grafiken, Bilder, Tabellen, Beispiele, Demos, etc.), die der Vortragende einsetzt, um die Inhalte besser "rüberzubringen". Im schlimmsten Fall befinden sich auf den Folien halbe oder gar ganze Sätze ...

Als Faustregel kann gelten: 2-3 Minuten pro Folie. Daraus folgt: maximal 30 Folien bei 60 Minuten Vortragszeit.

Der Vortrag

Einige grundlegenden Tipps und Orientierungspunkte für das vortragen einer Präsentation.

1. Verstehen Sie das Thema

Das wichtigste für einen Vortrag ist die Beherrschung des Themas! Wer das Thema nicht verstanden hat, hält automatisch einen schlechten Vortrag!

2. Aufrecht, klar, direkt

Die Wirkung eines Vortrages hängt zu mehr als 90% von Körperhaltung und Stimme ab! Nuschelnde Redner kann man nicht nur schwer verstehen, sie gelten auch als inkompetent und unsicher. Man sollte auch keine Präsentation im Sitzen halten, denn dadurch verliert der Vortrag an Dynamik. Man sollte den Blickkontakt mit dem Publikum suchen und nicht während des Vortrages ständig auf die Leinwand schauen

3. Üben, üben, nochmals üben

Vor Aufregung und Lampenfieber ist niemand gefeit, doch eines ist sicher: eine gute Vorbereitung hilft! So ist es hilfreich einen Vortrag intern  – unter Umständen vor einem kleinen Testpublikum – zu üben. So bekommtm man auch einen Eindruck von der Dauer des Vortrages

Keine Angst vor Pausen

Ihr Publikum sieht Ihren Vortrag zum ersten Mal und hat meistens auch keine Ahnung von Ihrem Thema. Deswegen lassen Sie ihm ein wenig Zeit, alle Informationen, die Sie verbreiten, auch aufzunehmen.

4. Die richtige Vorbereitung

Technik vor ab testen udn immer mit doppeltem Boden arbeiten, also nicht nur Daten auf Laptop, sondern mindestens eine Sicherheitskopie auf Datenträger mitführen. Eigener laptop, dann immer an den passenden Adapter für den beamer denken.

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Quelle: http://zach.in.tu-clausthal.de/praesentation-regeln.html

 
Weiterführende Links:

http://karrierebibel.de/das-abc-der-praesentation-so-praesentieren-sie-richtig-mit-powerpoint-co/