Am Ende einer solchen Abschlussitzung steht häufig ein Abnahmeprotokoll oder Abschlussbericht, in dem die Projektergebnisse und deren Abnahme durch den Auftraggeber schriftlich fixiert werden. Der Abschlussbericht stellt aus juristischer Sicht das Projektende dar, so wie zu Projektbeginn der Projektauftrag der juristische Beginn eines Projektes ist. Er wird von Projektleitung und Auftraggeber unterschrieben.

Der Abschlussbericht analysiert und sichert die im Projekt gemachten Ergebnisse und Erfahrungen. Als zusammenfassende und abschließende Dokumentation stellt er die Bilanz eines Projektes dar, die die ursprünglichen Planvorgaben mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleicht.

Es werden leistungs- und kostenbezogene Aspekte analysiert und dokumentiert:

Leistungs- und Kostenbezogene Aspekte

• Eckdaten:Laufzeit, Budget, Team, Auftraggeber
• Aufgabenstellung: Ziele, Thema, Rahmenbedingungen
• Nachkalkulation: Ermittlung der tatsächlich entstandenen Kosten, Wirtschaftlichkeitszahlen
• Ereignisse während der Durchführung: Darstellung von Schwierigkeiten, kritische Probleme
• Leistungen und Ergebnisse: Konzepte, technische Umsetzung, Qualitätsmerkmale

Liegen bei der Abschlusspräsentation noch Mängel in der Zielerreichung vor, so kann die Projektabnahme vom Auftraggeber abgelehnt und die Nachbesserung gefordert werden. Werden neue Ziele bekannt, die noch verfolgt werden sollen, so kann an dieser Stelle gleich ein neues Projekt begonnen werden.

Je nach Produkt ist es zu Projektende nötig Vereinbarungen für eine spätere technische Betreuung während der Einsatzphase zu treffen, so dass der reibungslose Einsatz des Produktes für die Zukunft gewährleistet werden kann (Support).