Neben der Analyse leistungs- und kostenbezogener Erfolgskriterien, gehört die Evaluierung und die Reflexion des Projektes zu den wichtigen Abschlussarbeiten. Dazu werden im Sinne des Wissensmanagements die Erfahrungen aller Projektbeteiligten gesammelt, um einen Lerntransfer für zukünftige Projekte zu ermöglichen.

Aus den von den Projektbeteiligten gemachten positiven wie negativen Projekterfahrungen werden schließlich Lessons Learned abgeleitet, die etwa Risiken oder mögliche Optimierungspotentiale darstellen. Sie können sich entweder auf organisatorische Aspekte des Managements beziehen oder auf das im Projekt entstandene Produkt oder den gewählten Lösungsansatz.

Beispiele für Lessons Learned sind:

• Maßnahmen zur Sicherung der Produktqualität.
• Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Team oder mit anderen Stakeholdern.
• Das Aufzeigen von Risiken, deren Auswirkungen, Eintrittswahrscheinlichkeit und Maßnahmen der Bewältigung.
• Beurteilung der Effizienz der Organisation, wie etwa Entscheidungsprozesse und Maßnahmen der Verbesserung.
• Beurteilung der Effizienz des Projektmanagements, wie etwa die eingesetzten Methoden und Maßnahmen der Verbesserung.

Lessons Learned sollen das Lernen aus Erfahrungen ermöglichen, in dem diese systematisch festgehalten werden. Da Lessons Learned auf praktische Erfahrungen innerhalb eines bestimmten Projektes beruhen, sind sie nicht unbedingt auf andere Projekte übertragbar. Lessons Learned sollten daher so allgemein formuliert sein, dass sie auf andere Bereiche und in neue Zusammenhänge übertragbar sind.

Um die gemachten Projekterfahrungen optimal für spätere Projekte nutzbar zu machen, sollten folgende Punkte gewährleistet sein:

1. Die Erfahrungen müssen erfasst, analysiert und dokumentiert werden.
2. Die Dokumentation muss leicht zugänglich und durchsuchbar gestaltet sein.
3. Potentielle Nutzer müssen sich aktiv über neue Lessons Learned informieren.