In der ersten Phase, der Definitionsphase, werden zunächst mittels Brainstorming die Projektziele und Rahmenbedingungen, wie Projektlaufzeit und Budget, sowie weitere Anforderungen des Kunden festgelegt. All diese Angaben zur Aufgabenstellung werden zunächst im Lastenheft schriftlich dokumentiert und von Auftragnehmer sowie Auftraggeber unterschrieben.

Es folgt die grobe Planung der Projektstruktur, die die wesentlichen im Projekt anfallenden Aufgaben sowie die Termine (Meilensteine) zu denen diese Aufgaben erledigt sein müssen, beschreibt. Ebenfalls werden schon jetzt geeignete Mitarbeiter für das Projekt ausgewählt und eine Schätzung über die Kosten erstellt. Auch über mögliche Projektrisiken sollte sich das Projektteam von Anfang an klar sein.

Nach all diesen Überlegungen wird ein Pflichtenheft oder Projektauftrag mit einem entsprechenden Kostenangebot formuliert. Während bei kleinen Projekten in der Regel ein Auftragsformular ausreichend ist, sollte für komplexe und sehr neuartige Projekte ein umfangreiches Pflichtenheft erstellt werden. Das Pflichtenheft bildet ergänzend zum Projektauftrag einen verbindlichen Leistungskatalog zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Am Ende der Definitionsphase steht als Meilenstein die Unterzeichnung des Projektauftrags.

Die Definitionsphase hilft dem Projektteam eine klare Richtung zu geben, in dem sie Ziele, Aufgaben, Termine und die Qualität des Produktes definiert. Dieses ermöglicht allen Beteiligten mit einem gemeinsamen Verständnis an das Projekt heranzugehen.