In der Planungsphase (Phase II) werden die ersten groben Überlegungen aus der Definitionsphase konkretisiert.

Einige Fragen der Planungsphase:

• Welche konkreten Aufgaben stehen im Projekt an?
• Was sind die Ziele und Ergebnisse der einzelnen Aufgaben?
• Wann muss welche Aufgabe fertiggestellt sein?
• Welche Aufgaben folgen logisch aufeinander und können nicht parallel laufen?
• Wer kann die Aufgabe bearbeiten und wie lange dauert das?
• Welche Kosten entstehen?

Die Antworten auf die obigen Fragen werden schriftlich und übersichtlich in Projektplänen, wie zum Beispiel dem Strukturplan, festgehalten. Diese Pläne sind wichtig, um jederzeit im Projektverlauf überprüfen zu können, ob das Projekt noch im Zeit- und Kostenrahmen ist oder gegengesteuert werden muss.

Die Aufgaben- oder Strukturplanung definiert die im Projekt zu erledigenden Aufgaben und hält sie in einem Projektstrukturplan fest.

Die Ablaufplanung definiert die Reihenfolge der Abarbeitung der Aufgaben und legt fest welche Aufgaben parallel bearbeitet werden können.

Die Terminplanung nimmt Schätzungen zum benötigten Zeitbedarf der einzelnen Aufgaben vor und legt verantwortliche Personen für die Aufgaben fest.

Diese Planungen können mit Hilfe eines Balkenplans oder Netzplans graphisch dargestellt werden.

Die Personal- und Ressourcenplanung soll sicherstellen, dass Personal, Maschinen und Materialien zum benötigten Zeitpunkt verfügbar sind. Gleichzeitig müssen hier andere parallel laufende Projekte berücksichtigt werden, um Engpässe oder Leerlaufzeiten zu vermeiden. Werden andere Projekte in die Planungen mit einbezogen spricht man von Multiprojektmanagement.

Ein weiterer Planungsschritt ist die Kostenplanung, in der die im Zusammenhang mit den einzelnen Teilprojektaufgaben anfallenden Kosten exakt kalkuliert werden. Auch die Kommunikationsplanung ist wichtiger ein Bestandteil der Projektplanung und wird später genauer erläutert.