Wie können nun diese Ist-Daten erhoben werden? Eine bewährte Methode sind Statusberichte, die einen Überblick über den Fortschritt eines Arbeitspaketes, Teilprojektes oder des gesamten Projektes geben.

Als einfache und plakative Methode eines Statusberichts hat sich das "Ampel-Controlling" bewährt. Dabei wird mit Hilfe der Ampelphasen Rot, Gelb und Grün z.B. der Status eines Arbeitspaketes kenntlich gemacht. Die grüne Ampel deutet an, dass alles nach Plan verläuft, die gelbe Ampel warnt vor signifikanten Planabweichungen und die rote Ampel zeigt an, dass die Zielerreichung unter den gegebenen Umständen nicht mehr möglich ist.

Der beschriebene Ampel-Status kann zum Beispiel Teil eines Statusberichts für ein Arbeitspaket sein. Er ermöglicht es auf den ersten Blick zu sehen, ob das Arbeitspaket noch im Plan ist oder Abweichungen vorliegen.

Wird für ein Arbeitspaket der Status Grün vergeben, so muss im Statusbericht lediglich der Fortschritt beschrieben werden.

Wird eine Ampel von einem Projektmitarbeiter auf Gelb oder Rot gesetzt, bedarf es zudem einer Beschreibung der genauen Planabweichung. Dabei ist es wichtig zu erläutern, ob es sich um eine Abweichung bezüglich der Kosten, Termine oder der Sachziele handelt. Ebenfalls sollten Gründe für die Abweichung genannt werden und Lösungsoptionen (Maßnahmen bei Abweichungen) für das weitere Vorgehen beschrieben werden. Diese unterstützen die Projektleitung bei ihrer Entscheidung für den Umgang mit den Planabweichungen.

Statusberichte können für verschiedene Zielgruppen erstellt werden, z.B. für Teammitglieder, Projektleiter, Chef oder Auftraggeber. Je nach Zielgruppe sind verschiedene Informationen und Detaillierungsgrade relevant. Im Folgenden werden verschiedene Arten von Statusberichten dargestellt.