4. Dokumentation und Protokollierung

Ein zentraler Aspekt während des gesamten Projekverlaufs ist die Dokumentation und Protokollierung relevanter projektbezogener Daten. Die ordentliche Ablage aller Informationen ist notwendig, um den Überblick zu behalten und eine effiziente Projektsteuerung zu ermöglichen. Dabei sollten alle Projektmitarbeiter jederzeit Einblick haben und die Dokumentation als Nachschlagewerk während des Projektes, aber auch nach dessen Abschluss, nutzen können.
IDevice Icon Definition Projektdokumentation
Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes. (DIN 69901)

Eine zielgerichtete Projektdokumentation erfolgt durch die Sammlung relevanter Projektdaten, wie planungs-, beschluss- und ergebnisorientierten Daten. Um den Zugriff aller Projektmitglieder zu ermöglichen, bietet es sich an für das Projekt einen zentralen Projektorder anzulegen.

Wichtig für eine gute Dokumentation sind

  • eine einheitliche und klare Strukturierung,
  • ein unkomplizierter und allgemeinverständlicher Schreibstil,
  • ein uneingeschränkter Zugriff für alle Beteiligten,
  • der Beitrag aller Beteiligten unter Angabe des Namens, um Nachfragen zu ermöglichen und
  • ggf. Begriffsklärungen, Beispiele und Muster-Formulare für Protokolle und Ähnliches.

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