Um die einheitliche und zentrale Ablage aller projektrelevanten Informationen zu gewährleisten, sollte eine Projektakte, zum Beispiel in Form eines Aktenordners angelegt werden, den alle Beteiligten pflegen können. Neben den Projektstatusberichten können hier zum Beispiel Verträge mit Kunden und Lieferanten, Projektpläne, Meetingprotokolle und ein Abschlussbericht gesammelt werden.

Ergänzend zu einem klassichen Aktenordner wird häufig ein digitaler Projektordner angelegt werden, zum Beispiel auf einem gemeinsamen Laufwerk. Die Ablage der Informationen zum Projekt erfolgt häufig entsprechend des Projektverlaufs, also zum Beispiel mit Hilfe der Strukturierung anhand des Projektstrukturplans und den Arbeitspaketen.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über zu dokumentierende Daten in den verschiedenen Projektphasen:

Definition	Kundenanfrage, Protokolle von Verhandlungsgesprächen, Lastenheft, Pflichtenheft, Angebot und Auftragsbestätigung ...
Planung	Strukturplanung, Termin-, Kosten- und Personalplanung ...
Durchführung	Meetingprotokolle, Projektberichte, Änderungsanträge, Schriftwechsel (intern, extern) ...
Controlling	Termin-, Aufwands-, Kosten-, Sachfortschrittskontrollen sowie Unterlagen der Qualitätssicherung ...
Abschluss	Freigabebestätigung des Kunden, Nachkalkulation, Abschlussbericht ...

Ein Wiki für die Projektdokumentation

Häufig wird heute für die Projektdokumentation ein Wiki genutzt. Dieses bietet, ebenso wie andere Formen der Dokumentation, die Möglichkeit Informationen zentral abzulegen und so dem gesamten Team zur Verfügung zu stellen. Insbesondere für Team, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, ist eine solche zentrale Datenablage wichtig.