2.3 Statusberichte der Teammitglieder
Der soeben im Kapitel 2.2 beschriebene Statusbericht ist eine schriftliche Form den Arbeitspaketstatus festzuhalten und die Projektleitung zu informieren.
Projektbesprechungen stellen eine mündliche Form der Berichterstattung dar. Im Rahmen einer Besprechung in größerer Runde berichten die Arbeitspaketverantwortlichen über den Fortschritt der ihnen zugeteilten Aufgaben.
Bei diesem Vorgehen können im Rahmen der Besprechung Ampelphasen und Problembeschreibungen direkt zu einer Arbeitspaketliste (z.B. in Excel) hinzugefügt werden. Dies ermöglicht eine schnelle Übersicht darüber welche Arbeitspakete nicht mehr den Planungen entsprechen.
Hinweis
Sinnvoll ist eine solche Besprechung in großer Runde nur, wenn die Informationen für alle Beteiligten relevant sind, weil zum Beispiel die Arbeitspakete realtiv eng verzahnt sind und sich Abhängigkeiten ergeben. Anderfalls ist die selbständige Pflege des Statusformulars durch die Teammitlglieder vorzunehmen. |
Frühzeitig Probleme zu erkennen ist eine wichtige Aufgabe des Controllings. Das persönliche Gespräch zwischen Projektleiter und den Teammitglieder ist daher sinvoll, denn vor allem im direkten Gespräch zeigt sich leicht, ob etwas nicht stimmt.
Es ist zwar eine aufwändige Form der Berichterstattung, bringt aber eine Reihe von Vorteilen mit sich. Das persönliche Gespräch stellt die direkteste Art der Kommunikation dar und ermöglicht dem Projekleiter konkrete Nachfragen zu stellen und möglicherweise Probleme festzustellen, die in einem schriftlichen Statusbericht nicht zur Sprache gekommen wären. Insbesondere können im persönlichen Gespräch die "weichen" Daten, wie Motivation und Zufriedenheit abgefragt werden. Ebenfalls erlaubt es dem Projektleiter Aussagen unterschiedlicher Mitarbeiter besser einschätzen zu können
Beispiel
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