An einem Projekt sind in der Regel verschiedene Akteure beteiligt. Zu Projektbeginn sollte klar sein welche Stakeholder (Projektbeteiligte) involviert sind und wer welche Aufgaben übernimmt. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit der Stakeholder ist dabei für ein erfolgreiches Projekt wichtig.

Die folgende Abbildung zeigt typische Stakeholder in Medienprojekten:

Der Auftraggeber
Der Auftraggeber hat die Aufgabe allen Projektbeteiligten seine genauen Vorstellungen für das Projekt in einem Briefing mitzuteilen. Dazu gehören zum Beispiel das erwünschte Projektziel und die einzuhaltenden Rahmenbedingungen, wie Projektbudget und Fertigstellungszeitpunkt. Diese Absprachen mit dem Auftragnehmer werden in einem Projektauftrag schriftlich festgehalten.

 

Dienstleiter/Auftragnehmer
Der Auftraggeber wendet sich mit seiner Aufgabenstellung, seinem Problem, an den Auftragnehmer, der in der Regel auf die Lösung der spezifischen Problemstellung spezialisiert ist. Der Auftragnehmer macht Vorschläge, gibt Empfehlungen und entwickelt eine Konzeption für die Umsetzung der geforderten Aufgabenstellung.

Auftraggeber und Auftragnehmer müssen genau über die Zielgruppe Bescheid wissen für die das Medienprodukt, z.B. ein Firmenportfolio, konzipiert wird. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Art der Umsetzung des Medienproduktes auch für die Zielgruppe ansprechend und damit erfolgreich ist.

 

Externe Dienstleister
Gibt es Teilbereiche eines Auftrags für die der Auftragnehmer nicht die speziellen Kenntnisse zur Erstellung eines qualitativ hochwertigen Produktes besitzt, so wird für diese Teilleistungen ein externer Dienstleister hinzugezogen. Hier muss ein genaues Briefing erfolgen, um die Projektziele und Rahmenbedingungen darzustellen und sicherzustellen, dass Teilprodukt und Endprodukt eine gute Einheit bilden.

Auch innerhalb einer Agentur oder Druckerei müssen die Beteiligten und ihre Rollen identifiziert und eindeutig festgelegt werden.

Abb. Rollen und Kommunikation im Projekt

Intern besteht das Projekt aus Projektleitung und Projektteam. Diese arbeiten von Projektbeginn bis zur Projektauflösung zusammen. Unter Vorgabe der Projektziele und Rahmenbedingungen durch den Auftraggeber bearbeiten sie gemeinsam den Auftrag.

Der Auftraggeber als externer Stakeholder arbeitet eng mit der Projektleitung zusammen. Die Kommunikation vom Projektteam zum Auftraggeber verläuft in der Regel über den Projektleiter und nicht direkt von den Teammitgliedern zum Auftraggeber. So ist sichergestellt, dass die Projektleitung über alles Wichtige im Projekt informiert ist und dieses gezielt an den Auftraggeber weiterleiten kann.

Auf den folgenden Seiten werden die Aufgaben und Anforderungen an den Projektleiter und das Projektteam sowie die verschiedenen Rollen die die Teammitglieder im Projekt einnehmen können näher erläutert.