Ein Arbeitspaket ist eine nicht weiter teilbare Aufgabe und umfasst Tätigkeiten, die sachlich zusammengehören.

Einzelne Arbeitspakete werden von einer Abteilung, einem Team oder Projektmitarbeiter ausgeführt. Einige Arbeitspakete können auch als externer Auftrag an Fremdfirmen vergeben werden, wenn das benötigte Fachwissen für einen Projektteil nicht im Unternehmen vorhanden ist.

Es ist entscheidend für den Projekterfolg, dass jedem Arbeitspaket eine klare Verantwortlichkeit für die Umsetzung zugeordnet wird. Es steht dem verantwortlichen Mitarbeiter frei, wie er das Arbeitspaket bearbeitet und es ggf. in weitere Teile gliedert. Allerdings verantwortet er die termingetreue und anforderungsgerechte Realisierung der Aufgabe.

Die Ergebnisse verschiedener Arbeitspakete müssen nach ihrer Bearbeitung wieder sinnvoll zusammengefügt werden. Daher ist zu beachten, dass sich einzelne Pakete nicht überschneiden dürfen. Die Aufgaben der einzelnen Arbeitspakete müssen exakt voneinander abgegrenzt sein.

Sind die Arbeitspakete festgelegt, werden im nächsten Schritt genaue Arbeitsanweisung erstellt, auf dessen Grundlage die verantwortlichen Mitarbeiter ihre Arbeit ausführen können. Diese Arbeitsanweisung wird im Projektmanagement Arbeitspaketbeschreibung genannt und auf der nächsten Seite näher erläutert.

Wie groß sollte ein Arbeitspaket sein? Menschen können Zeitspannen von maximal 2 bis 3 Wochen realistisch überschauen. Daher ist es wichtig, dass Arbeitspakete nicht zu umfangreich sind. Eine sinnvolle Größe für ein Arbeitspaket eines Kleinteams von 2 bis 3 Mitarbeitern beträgt daher ca. 1 bis 2 Wochen. Sind Arbeitspakete zu kleinteilig geplant, so kann sich dieses nachteilig auf die Motivation eines Mitarbeiters auswirken, da ihm nur wenig eigener Handlungsspielraum für die Einteilung seiner Arbeit bleibt. Die Größe eines Arbeitspaketes hat zudem eine Auswirkung auf die Aufwandsschätzung. Sind Arbeitspakete zu gross oder zu klein geplant, so wird die Schätzung häufig ungenau. Große Pakete werden meist zu niedrig eingeschätzt, kleine Pakete meist zu hoch.

Dauer von Arbeitspaketen und Einplanung von Pufferzeiten

Für jedes Arbeitspaket müssen Sie eine Dauer abschätzen. Wenn Sie bereits viel Erfahrung mit der Aufgabe haben, dann können Sie oft ziemlich genau die benötigte Dauer einschätzen. Dennoch sollten Sie einen Zeitpuffer auf die geschätzte Zeit aufschlagen. Diese zusätzlich geplante Zeit ist der Puffer, der Ihnen Spielraum für ungeplante Schwierigkeiten und Verzögerungen gibt.

• Wenn Sie bereits Erfahrungen mit der durchzuführenden Aufgabe haben, schlagen Sie ca. 5-20% an Zeit auf die Schätzung auf. Auf einen kleinen Puffer sollten Sie nie verzichten.
• Haben Sie keinerlei Erfahrungen, planen Sie möglichst die doppelte Zeit. Dieses ermöglicht Ihnen genug Spielgraum, um im Ernstfall einen Umsetzungsversuch komplett zu verwerfen.