1.5 Ablaufplanung

Bis hierher wurde festgelegt welche Aufgaben im Projekt zu erledigen sind, wer sie erledigen wird und wie lange dies voraussichtlich dauern wird.

Im nächsten Schritt, der Ablaufplanung, geht es um die Fragen:

In welcher logischen Reihenfolge sind die Arbeitspakete zu bearbeiten?
Was kann parallel bearbeitet werden?
An welchen Stellen müssen andere Arbeitspakete abgeschlossen sein?

Die Ablaufplanung erfolgt mit Hilfe einer Vorgangsliste in der die Reihenfolge der Arbeitspakete festgelegt wird. Die Vorgangsliste enthält die Arbeitspaketnummer, den Namen des Arbeitspaketes (Vorgangs), die geschätzte Dauer des Vorgangs und die für die Ausführung verantwortliche Person (Ressource).

Nr.	Arbeitspaket (Vorgang)	Dauer (in Tagen)	Verantwortlich (Ressource)	Vorgänger
01	Kundengespräch:Anforderungen, Ziele definieren	1	Projektleiter
02	Grobplanunung und Angebot erstellen	5	Projektleiter	01
03	Meilenstein: Projektauftrag unterzeichnet	-		01,02
04	Erster Designentwurf Broschüre und CD	5	Graphiker	03
05	Recherche CD-Einleger	5	Azubi	03
...

Die Vorgänge sollten in der zeitlichen Reihenfolge ihrer Bearbeitung aufgenommen werden. Dies erleichtert die Übersichtlichkeit und das weitere Vorgehen. Häufig wird die zeitliche Reihenfolge schon bei der Erstellung des Projektstrukturplans intuitiv berücksichtigt.

Bestimmte Vorgänge laufen parallel, manche müssen zunächst abgeschlossen sein, damit ein neuer beginnen kann. Um im Ablaufplan diese Beziehungen der Arbeitspakete zueinander darstellen zu können, wird der Vorgänger fürs jedes Arbeitspaket bestimmt.

Definition Vorgänger

Vorgänger sind diejenigen Vorgänge, die bei Beginn des betrachteten Vorgangs beendet sein müssen

Es ist darauf zu achten, dass ein Vorgang einen oder mehrere Vorgänger haben kann.

Startvorgänge haben keinen Vorgänger.

Beispiel

Die "Integration von Texten und Bildern" in die Broschüre setzt voraus, dass die Vorgänge "Texterfassung" und "Bildbearbeitung" abgeschlossen sind.

"Texterfassung" und "Bildbearbeitung" sind also Vorgänger der Aufgabe "Integration von Texten und Bildern".

Vorgangsdauer und Arbeitsdauer

Die Dauer eines Vorgangs und die Zeit, die für das Ausführen der Arbeit benötigt wird, ist nicht zwangsläufig die gleiche.

Definition

Vorgangsdauer = Arbeitszeit, die ein Vorgang benötigt

Arbeitsdauer = Zeit, die die zugeteilten Ressourcen für die Bearbeitung eines Vorgang benötigt

Beispiel

Die Vorgangsdauer für das Bearbeiten von Bildern wurde auf 2 Wochen geschätzt.

Arbeiten zwei Mitarbeiter an der Aufgabe, so beträgt die Arbeitsdauer für den Vorgang nur 1 Woche.

Arbeiten die zwei Mitarbeiter nur die Hälfte ihrer Arbeitszeit an der Aufgabe, so liegt die benötigte Arbeitsdauer für den Vorgang bei 2 Wochen.

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