Erinnern Sie sich an dieses Bild aus der ersten Lerneinheit?

Es verdeutlicht wie wichtig eine sorgfältige Anforderungsdefinition ist, denn sie hilft Missverständnisse zu vermeiden und Frustrationen vorzubeugen.

Wie auch immer ein Projekt startet, ob per Email- oder Telefonbriefing, per Ausschreibung oder Pitch: Es ist wichtig sich die Angaben des möglichen Auftraggebers genau anzusehen und zu überlegen, ob es noch offene Fragen gibt, die geklärt werden müssen. Haben Sie alles richtig verstanden? Welche Informationen fehlen Ihnen um ein Angebot zu erstellen und das Projekt durchzuführen? (siehe auch Kapitel 1: Briefing/Re-Briefing)

Während Sie die Anforderungen definieren, beachten Sie neben der Klärung produktspezifischer Fragen auch, dass Sie das Projektumfeld möglichst gut verstehen sollten.

Machen Sie sich klar:

• Wer ist der Auftraggeber?
• Was ist der Anlass für das Projekt?
• Welche Bedeutung hat das Projekt für den Auftraggeber?
• Welche Mitarbeiter beim Kunden sind für mich wichtige Ansprechpartner?
• Wer sind die späteren Kunden?

Die Beantwortung dieser Fragen erleichtert Ihnen die Einordnung des Projektes und ermöglicht erfolgreiche Planungen und Entscheidungen.

Wie bereits in 1.1 zum Kundenbriefing beschrieben, sollten Sie ein Re-Briefing durchführen, in dem Sie die Projektanforderungen aus Ihrer Sicht schildern und mit dem Kunden besprechen. Dieser Informationsabgleich hilft Missverständnisse aus dem Weg zu räumen und mit gleichen Vorstellung und Erwartungen an ein Projekt heranzugehen.

Sind alle wichtigen Fragen geklärt, kann ein Angebot erstellt werden. In der Regel kann die Projektleitung die Angebotserstellung eigenständig vornehmen, da sie den Überblick über die Produktionsabläufe im eigenen Unternehmen hat und weiß welcher Aufwand für bestimmte Tätigkeiten anfällt. Bei sehr neuartigen Projekten, kann es aber wichtig sein für die Klärung produktbezogener Anforderungen die Abteilungen und Mitarbeiter zu involvieren, die während des Projektes an der Auftragsdurchführung beteiligt sind. Den Mitarbeitern der unterschiedlichen Abteilungen sollte das Projektvorhaben erläutert werden. So können diese sich bereits auf das kommende Projekt einstellen und erhalten die Möglichkeit aus ihrer Sicht eine Einschätzung zum Projekt zu geben und auf offene Fragen in ihrem Spezialgebiet aufmerksam zu machen.

Es ist die Aufgabe des Projektleiters die offenen Fragen der beteiligten Abteilungen zu sammeln und diese mit dem Auftraggeber zu klären. Schließlich sollten alle die gleiche Vorstellung haben, um Missverständnisse wie oben im Bild dargestellt, zu vermeiden.