Im Projektauftrag, der Vertragsgrundlage für die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Auftragnehmer, werden bereits viele wichtige Informationen festgehalten. Das Lastenheft stellt eine Erweiterung des Projektauftrags dar und kommt bei umfangreichen und komplexen Projekten zum Einsatz. Es beschreibt das Projekt aus Sicht des Auftraggebers.

Das Lastenheft beantwortet die gleichen grundlegenden Fragen wie auch der Projektauftrag:

• Was soll das Ergebnis des Projektes sein?
• Welche Leistungen werden von mir erwartet?
• Wie viel Budget steht zur Verfügung?
• In welchem Zeitrahmen soll die Projektabwicklung stattfinden?

Im Lastenheft werden die zu erbringenden Leistungen (oder „Lasten"), die der Auftragnehmer erfüllen muss, genau definiert.

Neben den oben stehenden Fragestellungen sollte ein Lastenheft laut DIN-Norm 69905 (Projektwirtschaft - Projektabwicklung - Begriffe) Folgendes enthalten:

• Anforderungen für die spätere Anwendung, z.B. aus Sicht des Nutzers
• Einzuhaltende Rahmenbedingungen wie bestimmte Materialien, Design-Richtlinien etc.
• Vertragskonditionen, wie Gewährleistung und Vertragsstrafen
• Anforderungen an den Auftragnehmer bspw. bezüglich einer Qualitätszertifizierung nach ISO 9000
• bestimmte Vorgaben für das zu leistende Projektmanagement (Dokumentationen, Controlling-Methoden)

Das Lastenheft ist ein wichtiges Dokument für die weitere Projektdefinition, in der der Auftragnehmer die zu erbringenden Leistungen (Lasten) analysiert und daraus die für die Projektrealisierung erforderlichen Tätigkeiten ableitet. Diese Tätigkeiten, die zu erbringenden Pflichten des Auftragnehmers, beschreiben den angestrebten Weg für die Umsetzung des Projektes aus Sicht des Auftragnehmers. Diese für die Projektrealisierung notwendigen Tätigkeiten und Anforderungen werden in einem späteren Schritt, im sogenannten Pflichtheft, vertragsgültig formuliert und bilden die Grundlage für die Kostenschätzung und das Angebot.