Das Ziel der Definitionsphase ist es ein möglichst klares Bild vom anstehenden Projekt und einen Überblick über die benötigten Leistungen zu erhalten. Dazu müssen die Ziele und Anforderungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer genau abgestimmt und definiert werden. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist das in Kapitel 1 beschriebene Briefing und Re-Briefing. Die definierten Anforderungen und Ziele werden schriftlich festgehalten und dienen als vertragliche Grundlage für die Laufzeit des Projektes.

In dieser frühen Phase des Projektes ist es für den Auftragnehmer wichtig herauszufinden, welche Anforderungen der Kunde hat und ob diese vollständig erfüllt werden können. Gibt es Teilprojekte, die nicht im Kompetenzbereich des beauftragten Unternehmens liegen oder sind derzeit nicht ausreichend Kapazitäten vorhanden, so muss dies bereits zu Beginn festgestellt und ggf. Unteraufträge vergeben werden.