Zu Projektbeginn und im Rahmen der Anforderungsklärung erhalten Sie vom Auftraggeber eine Menge wichtiger Informationen. Um Missverständnisse auszuschließen, sollten alle Angaben zum Projekt schriftlich festgehalten werden und zwar im sogenannten Projektauftrag.

Dazu wird für jedes Projekt möglichst frühzeitig ein Projektauftragsformular angelegt, das die relevanten Projektinformationen enthält. Da für jedes Projekt die gleichen Basisinformationen benötigt werden, kann ein solches Formular einmal angelegt werden und dient schließlich als Vorlage für alle weiteren Aufträge.

Sind am Ende der Definitionsphase alle wichtigen Dinge zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geklärt und im Projektauftrag schriftlich fixiert, erhält dieser durch die Unterschrift beider Partner Vertragscharakter. Die Unterzeichnung des Projektauftrags ist ein Meilenstein im Projektmanagement und bildet den Abschluss der Definitionsphase.