In der Aufwands- und Kostenschätzung werden die für die einzelnen Projekttätigkeiten benötigten Zeiten (Aufwände) und die damit verbunden Kosten abgeschätzt.

Für neuartige Projekte liegen häufig keine oder nur wenig Erfahrungen bezüglich der zu erwartenden Kosten vor. Es kann für alle oder zumindest für einige der Aufgaben nicht auf Kalkulationsbausteine und Vorerfahrungen zurückgegriffen werden, was die Ermittlung der Projektgesamtkosten erschwert. Daher spricht man an dieser Stelle nicht von einer Kalkulation, sondern von einer Aufwandsschätzung. Die Aufwandsschätzung hat den Zweck möglichst genau die entstehenden Projektkosten zu ermitteln.

Eine sinnvolle Grundlage für die Aufwandsschätzung ist der Strukturplan. Der anfallende Aufwand für jede Tätigkeit muss möglichst genau abgeschätzt werden, um die Kosten für das Projekt zu ermitteln.

Um realistische Schätzungen vorzunehmen, wird versucht auf Erfahrungen mit ähnlichen Aufgaben zurückzugreifen. Dabei sollten möglichst die Mitarbeiter um eine Einschätzung gebeten werden, die auch später die Arbeit durchführen werden. Diese können sich so frühzeitig mit der anstehenden Aufgabe auseinandersetzten und eine realistische Schätzung abgeben.

Beispiel für eine Kostenschätzung:

	Dauer in Std.	Stundensatz	Kosten/AP
Arbeitspaket 1	40	60	2.400,00 €
Arbeitspaket 2	80	75	6.000,00 €
Arbeitspaket 3	8	55	440,00 €
Fremdleistungen	--	--	2.000,00 €
Materialkosten	--	--	800,00 €
Selbstkosten			11.640,00 €
Kalkulierter Gewinn			1.142,00 €
Projektgesamtkosten			12.800,00 €