Das Pflichtenheft steht am Ende der Grobplanung. Im Vergleich zum Lastenheft, wird das Projekt im Pflichtenheft nicht aus Sicht des Kunden, sondern aus Sicht des Auftragnehmers beschrieben. Es definiert wie der Auftragnehmer plant das Projekt zu realisieren.

Das Pflichtenheft beantwortet dem Kunden folgende Fragen:

• Was kriege ich für mein Geld?
• Welche Leistungen werden erstellt?
• Wie wird die Lösung/das Produkt aussehen?

Wie das Lastenheft, so wird auch das Pflichtenheft in der Regel nur bei größeren Projekten angefertigt. Bei kleineren Projekten können die Informationen bezüglich der Umsetzung aus Sicht des Auftragnehmers direkt im Projektauftrag schriftlich fixiert werden und enthalten unter Umständen nur den Preis und den Liefertermin.

Im Gegensatz zum Lastenheft, das die Anforderungen aus Kundensicht beschreibt, stellt das Pflichtenheft ein detailliertes Umsetzungskonzept dar, welches als verbindliche Grundlage dem Projektauftrag beigefügt ist. Ein wichtiger Bestandteil des Pflichtenheftes ist vor allem die Definition des Leistungsumfanges. Es sollte neben der Definition der umzusetzenden Leistungen auch festgelegt werden, welche Leistungen nicht Teil des Vertrages sind (Positiv- und Negativkriterien).

Meilenstein der Definitionsphase: Unterzeichnung des Projektauftrags

Den Abschluss der Definitionsphase bildet ein Meilenstein: Die Unterzeichnung des Projektauftrags durch Auftraggeber und Auftragnehmer.

Mit der Unterschrift einigen sich die Beteiligten auf die Korrektheit der definierten Anforderungen und Ziele, der geplanten Umsetzung sowie der Kosten und Termine. All dies wird zur Grundlage der nun folgenden Projektarbeit.

Bevor es an die Umsetzung geht, sind allerdings noch einige Detailplanungen vorzunehmen. Näheres erfahren Sie in Lerneinheit 03: Phase II: Planung.