Voraussetzung für die Kostenkontrolle ist die Erfassung der Zeitaufwände einzelner Projektmitarbeiter für ihre im Projekt geleistete Arbeit.

Die Zeiterfassung sollte möglichst detailliert erfolgen, z.B. anhand von Arbeitspaketen, Projektphasen oder Tätigkeitsarten. In aller Regel erfolgt die Zeiterfassung elektronisch mit Hilfe eines Zeiterfassungprogramms. Im einfachsten Fall kann ein Stundenerfassungszettel (siehe Abbildung) zum Einsatz kommen.

Mit Hilfe der erfassten Arbeitsstunden können die angefallenen Personalkosten für das Projekt ermittelt werden. Zusäztlich müssen für die Kostenkontrolle die Kosten für Maschinen, Material und z.B. Fremdleistungen eingerechnet werden.

Soll-Ist-Vergleich

Nachdem die Ist-Kosten bestimmt wurden, kann der Soll-Ist-Vergleich stattfinden. Die erhobenen Ist-Kosten werden mit dem geplanten Soll-Wert verglichen. Je nachdem, wie detailliert die Arbeitszeiten und Projektkosten erfasst wurden, können Aussagen darüber gemacht werden an welcher Stelle ein Projekt zu hohe Kosten verursacht.

Steuerung und Maßnahmen

Gibt es Abweichungen vom Plan, so werden diese genau analysiert und diskutiert, um ggf. Maßnahmen der Steuerung einzuleiten, die die Projektsituation verbessern sollen. Als mögliche Maßnahmen der Steuerung können zum Beispiel dienen:

• Erhöhung der Motivation und Steigerung der Effizienz
• Beseitigung von Konflikten
• Einsatz höher qualifizierter Mitarbeiter für wichtige Aufgaben
• Einsatz günstigerer Mitarbeiter für Routinetätigkeiten
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