Eine Änderung bedeutet also die Anpassung der Projektziele und des Projektplans. Damit einher geht oft auch eine Neukalkulation der Kosten und Terminsituation.

Beispiele für Änderungen sind zum Beispiel:

• Erweiterung der Projektaufgabe durch zusätzlich gewünschte Funktionen oder Bestandteile.
• Verschobene Liefertermine durch Dritte.
• Sich ändernde gesetztliche Bestimmungen.
• ...

Auswirkungen von Änderungen müssen genau betrachtet werden, bevor eine Änderung in das Projekt aufgenommen wird. Dieses ist wichtig, da die Änderung möglicherweise vielfältige Auswirkungen auf das Projektgeschehen haben kann, insbesondere bezüglich der Projektkosten und Terminsituation.

Erfolgt zum Beispiel eine Erweiterung des Funktionsumfangs eines Produktes, so müssen gleichzeitig mit dem Auftraggeber die Projektkosten und Termine neu festgelegt werden. Handelt es sich um eine große Änderung, so ist die Neuverhandlung von Kosten und Terminen für alle Beiteiligten sicher einleuchtend. Die Gefahr besteht allerdings darin, dass während des Projektes an vielen Stellen kleine Änderungen gewünscht werden und von den Projektmitarbeitern "nebenbei" mit ausgeführt werden, ohne dieses schriftlich festzuhalten. So kann schließlich ein erheblicher Mehraufwand im Projekt entstehen, der am Ende nicht vergütet wird.

Daher muss mit Änderungswünschen besonders sorgfältig umgegangen werden.

• Änderungen müssen gezielt erfasst werden, z.b. mittels eines Änderungsantrags vom Auftraggeber.
• Zuständigkeiten für die Beurteilung der Änderung und dessen Umsetzung müssen geregelt sein.
• Zeitpunkt festlegen, an dem keine Änderungen mehr möglich sind, zum Beispiel Design Freeze (Zeitpunkt nach dem der Aufwand für Änderungen des Designs zu hoch ist)
• Dokumentation der Änderungen