Trendanalysen werden eingesetzt, um bezüglich bestimmter Projektfaktoren einen möglichst realistischen Blick in die Zukunft zu erhalten, einen Trend zu erkennen. Üblich sind unter anderem Meilensteintrendanalysen und Kostentrendanalysen. Die regelmäßige und schon frühzeitige Einschätzung der Termin- oder Kostensituation ermöglicht es dem Projektleiter Abweichungen vom Plan schon sehr früh erkennen zu können und erlaubt ein rechtzeitiges Eingreifen, um Terminverschiebungen oder ausufernde Kosten zu vermeiden. Trendanalysen beschäftigen sich also mit der Frage "Wohin geht das Projekt?", "Was ist der Trend?" und werden daher als ein vorwärts gerichtetes Controllinginstrument bezeichnet.

Meilensteintrendanalyse

Insbesondere Meilensteine eigenen sich hervorragend zur Überwachung des Projektfortschritts, da ein Meilenstein in der Regel einen Fertigstellungszeitpunkt für eine bestimmte Aufgabe darstellt. Terminabweichungen von Meilensteinen werden häufig mit Hilfe der Meilensteintrendanalyse ermittelt. Dabei wird für die festgelegten Meilensteine in regelmäßigen Abständen überprüft, ob sie in der vorgesehenen Zeit abgeschlossen werden können oder die Zeitplanung korrigiert werden muss.

Die grafische Darstellung der Meilenstein-Trends ermöglicht einen guten Überblick über die Terminentwicklung. Sie zeigt auf für welche Arbeitspakete sich möglicherweise eine Terminverschiebung ergibt, welche im geplanten Rahmen bleiben und wo Arbeitspakete ggf. sogar frühzeitig fertiggestellt werden.

In der Abbildung ist auf der waagerechten Achse der Berichtszeitraum von links nach rechts dargestellt (Berichtsachse). Dieser muss den Beginn und den spätesten Endzeitpunkt eines Arbeitspaketes umfassen. Auf der senkrechten Achse ist der Planungszeitraum für bestimmte Arbeitspakete und Meilensteine dargestellt (Planungsachse).

Zur Erstellung der Trendanalyse wird in regelmäßigen Abständen die folgende Fragestellung beantwortet: Wann ist der Meilenstein aus heutiger Sicht erreicht? Durch die regelmäßige Einschätzung der möglichen Fertigstellungstermine ergibt sich ein Trend, der Aussagen über den wahrscheinlichen Fertigstellungstermin ermöglicht.

Der Kurvenverlauf zeigt verschiedene Trends bezüglich der Erreichung eines Meilensteins:

• Ansteigende Kurve: Terminverzug
• Waagerechte Linie: Planmäßig
• Abfallende Kurve: Frühzeitige Fertigstellung

Kostentrendanalyse

Analog zur Meilensteintrendanalyse kann eine Kostentrendanalyse stattfinden. Sie dient der Kostenüberwachung und vergleicht die Plankosten mit den tatsächlich entstandenen Kosten. Durch die graphische Darstellung lässt sich ein positiver oder negativer Trend der Gesamtkosten schnell erkennen.

Die kalkulierten Kosten werden über den Zeitverlauf in ein Koordinatensystem eingetragen (Hier nach Kalenderwochen). Die tatsächlich entstandenen Kosten werden zu den gegebenen Zeitpunkten, zum Beispiel monatlich während der Projektlaufzeit ebenfalls eingetragen. Durch die Gegenüberstellung der Plan- und Ist-Kosten sind Abweichungen schnell erkennbar.