Die Sachfortschrittskontrolle ermittelt den Fertigstellungsgrad des Endproduktes bzw. bestimmter festgelegter Zwischenergebnisse. Der Sachfortschritt wird zum Beispiel durch die Projektleitung ermittelt oder auch von den Projektmitarbeitern angegeben.

Bei der subjektiven Einschätzung des Fertigstellunggrades kommt es häufig zu unrealistischen Einschätzungen. Gibt ein Mitarbeiter an, dass die Aufgabe schon zu 90% fertig ist, so kann es unter Umständen doch noch ein viel weiterer Schritt bis zur Fertigstellung sein. Dieses wird als "Fast-schon-fertig"-Syndrom bezeichnet. Es besagt, dass der Fertigstellungsgrad einer Aufgabe oft als zu hoch bewertet wird. Vielfach werden für die letzten 10% einer Aufgabe 40% der Gesamtzeit benötigt, so dass die Fertigstellung am Ende häufig länger dauert als geplant.

Gründe dafür sind:

• Unterschätzen der noch zu leistenden Arbeit.
• Überschätzen der bereits erbrachten Leistung.
• Verharmlosen noch bevorstehender Schwierigkeiten.
• Ignorieren von bereits bestehenden Planüberschreitungen.
• Beeinträchtigung der realistischen Einschätzung durch Drängen der Projektleitung.

Zwischenpräsentationen, in denen die Teilergebnisse dem Projektteam und ggf. dem Auftraggeber präsentiert werden, sind eine gute Möglichkeit den Fertigstellungsgrad durch Einbezug mehrerer Beiteiligter realistischer einschätzen zu können. Hier spielen Meilensteine eine wichtige Rolle, da sie messbare Zwischenergebnisse darstellen und daher leicht überprüfbar sind.

Die Sachfortschrittskontrolle ermittelt den Projektfortschritt und den Produktfortschritt.