Projektmanagement

Merkmale eines Projekts

• zielorientiert
• einmalig
• ressourcenbeschränkt (Budget, Personal, Technik)
• zeitbeschränkt (hat einen Anfangs- und einen Endzeitpunkt; Anfang = Auftragsübergabe, Ende = Auftragsbeendigung
• komplex (viele zusammenhängende Probleme und Teilaufgaben)

Projektauftrag

• kommt von außerhalb – von einem Kunden
• kommt von innerhalb – von Geschäftsführer oder Vorstand
• im ersten Gespräch mit dem Auftraggeber werden die Rahmenbedingungen im Projektauftragsformular verschriftlicht:– Projektname– Projektleitung– Projektziele– Termine– Unterschriften Auftraggeber und -nehmer

Lastenheft

erstellt vom Auftraggeber; definiert grob die Aufgaben, die er einfordert

Pflichtenheft

erstellt vom Auftragnehmer; enthält detaillierte Auflistung aller anfallenden Aufgaben; ist Basis für Kalkulation und Angebotsabgabe

Projektstrukturplan (PSP)

• Aufgaben und Arbeitspakete werden in ihrer inhaltlichen Zusammengehörigkeit dargestellt
• einzelne Teilaufgaben werden den Hauptaufgaben zugeordnet; die Hauptaufgaben bilden sogenannte „Cluster“, die aus gleichartigen Teilaufgaben bestehen
• PSP zeigt den inhaltlichen Zusammenhang, keine Chronologie

Aufgabenliste

• zeigt chronologischen Zusammenhang
• es werden Vorgänger- und Nachfolgeaufgaben festgelegt: manche Aufgaben können erst erledigt werden, wenn andere abgeschlossen wurden
• Aufgabenliste dient der Planung der richtigen Reihenfolge

Projektkalkulation

• ähnlich wie eine Kalkulation eines einfachen Druckauftrages, aber: größere Komplexität, höherer Bedarf an Fremdleistungen, keine Vorkenntnisse
• Verrechnungssatzkalkulation: die Dauer der einzelnen Aufgaben wird geschätzt und mit einem Stundensatz multipliziert; die Summe aller Einzelaufgaben ergibt dann die Kosten des Projekts

Gantt-Diagramm (Balkendiagramm)

• visualisiert den Projektablauf
• die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte wird durch die Länge der Balken verdeutlicht
• zeitliche Abfolge auf waagerechter Zeitachse; Abhängigkeiten der Arbeitsschritte auf vertikaler Anordnung ablesbar
• Informationen, die einem Gantt-Diagramm zu entnehmen sind:– welche Arbeitsschritte finden gleichzeitig statt?– wie sind sie voneinander abhängig?– Übersicht über die Gesamtpeojektdauer– Anfang, Ende und Dauer der Arbeitsschritte– Meilensteine– Puffer

Netzplan

enthält Informationen über …

… (frühstmöglicher) Anfangszeitpunkt eines Arbeitsschrittes und spätmöglichstes Ende… erforderlichen Endzeitpunkt eines Arbeitsschrittes, damit der nächste begonnen werden kann/zeitliche Abhängigkeiten der Vorgänge… Gleichzeitigkeit von Vorgängen… Puffer- oder Leerlaufzeiten zwischen den Vorgängen… Projektende… den kritischen Pfad… die thematische Gliederung der Arbeitsschritte… die Bezeichnung der Vorgänge

• FAZ, FEZ, SAZ und SAZ sind im Netzplan besser ablesbar als im Gantt-Diagramm

Bestandteile Netzplan

• FAZ – Frühester Anfangszeitpunkt: frühester Zeitpunkt, an dem eine Aufgabe begonnen werden kann (gerechnet vom Anfang des Projekts!)FAZ = FAZ der Vorgängeraufgabe + Dauer der Vorgängeraufgabe
• Dauer: gibt Auskunft über den Zeitraum, innerhalb dessen die Aufgabe bearbeitet wird
• FEZ – Frühester Endzeitpunkt: der FEZ ist der Tag innerhalb eines Projekts, an dem eine Aufgabe frühestens beendet sein kannFEZ = FAZ + (Dauer – 1 Tag)
• SEZ – Spätester Endzeitpunkt: spätester Zeitpunkt, an dem eine Aufgabe fertig werden muss, damit sich der weitere Plan nicht verzögertSEZ = SAZ der Nachfolgeaufgabe – 1 Tag
• SAZ – Spätester Anfangszeitpunkt: am SAZ muss eine Aufgabe spätestens begonnen werden, damit sie zum SEZ fertiggestellt istSAZ = SAE der gleichen Aufgabe – (Dauer – 1 Tag)
• Puffer: der Puffer ist die Dauer, um die sich die Aufgabe verzögern könnte, ohne dass sich die Gesamtdauer des Projekts verzögertPuffer = SEZ – FEZ
• Sammelvorgang: mehrere (ähnliche) Aufgaben können zu einem Vorgang zusammengefasst werden
• Meilensteine:– Anfangsmeilenstein: kennzeichnet den Beginn einer oder mehrerer Aufgaben, die keinen Vorgänger haben– Endmeilenstein: kennzeichnet das Ende einer oder mehrerer Aufgaben, die keinen Nachfolger haben– Binnenmeilenstein: mehrere Aufgaben folgen auf mehrere Aufgaben (z. B. Richtfest beim Hausbau)
• Kritischer Pfad: verläuft durch die Aufgaben, die keinen Puffer haben/bezeichnet den Weg durch das Projekt ohne Pufferzeiten; eine Verzögerung dieser Aufgaben hat eine Verzögerung des ganzen Projekts zur Folge

Kick-Off-Meeting

• Informationen über das Projekt
• Darstellung der Projektorganisation
• Bekanntgabe von Projektzielen

Start-Up-Workshop

• Motivation der Projektleitung und des Projektteams
• Vereinbarungen für die Zusammenarbeit
• Planung der nächsten Schritte
• die Ergebnisse des Start-Up-Workshops bilden die Grundlage für ein zu erstellendes Pflichtenheft