12.4.9 Projektfahrplan festlegen

Um eine komplexe Projektaufgabe zielgerichtet und termingerecht durchführen zu können, ist eine gute Zeitplanung nötig. Da zu Projektbeginn noch längst nicht alle Tätigkeiten, die während des ganzen Projektes anfallen, bekannt sind, ist eine permanente Kontrolle und Anpassung dieser Teilschritte notwendig. Folgende Fragestellungen helfen, die Projektplanung zu strukturieren und überschaubar zu machen:

• Welche Aktivitäten sind für das Erreichen der Projektziele nötig? Das lässt sich zum Beispiel durch Brainstorming und Mindmapping aller notwendigen Tätigkeiten von der Kundenanfrage bis zum versandfertigen Packmittel ermitteln.

• Welcher Zusammenhang besteht zwischen den einzelnen Aufgaben? Zum Beispiel CAD-Zeichnen – Plotten des aktuellen Entwurfs – erneutes Einpflegen von Kundenwünschen.

• In welchen Phasen soll das Projekt abgewickelt werden? Eine mögliche Abfolge: Informationsphase, Planungsphase, Durchführungsphase, Analyse und Bewertung sowie Dokumentation. Die Reihenfolge kann sich für kleine Teilprozesse des Projektes beliebig oft wiederholen. Dafür muss ein Zeitplan festgelegt werden. Diesen sollte die Lehrperson vorgeben, da den Schülern dafür das Erfahrungswissen fehlt.

• In welcher Reihenfolge sind die Aktivitäten zu erledigen? Zum Beispiel geben produktionstechnische Gegebenheiten die Reihenfolge der Tätigkeiten vor: Drucken, Stanzen, Kleben oder CAD-Zeichnung fertigstellen, um eine verbindliche Vernutzung planen zu können.

• Welche Arbeitspakete können parallel ausgeführt werden? Zum Beispiel erstellt ein Schüler mit einem anderen Schüler gemeinsam die bebilderte Aufbauanleitung, da es schwierig ist, gleichzeitig Fotos zu machen und die Konstruktion in einer bestimmten Position zu halten.

• Welcher Zeitumfang wird für die einzelnen Aktivitäten benötigt? Da es für angehende Packmitteltechnologen sehr schwierig ist, abzuschätzen, wie lange man für die einzelnen Tätigkeiten braucht, gibt die Lehrperson den Zeitplan grob vor. Dieser ist dann von jedem Projektverantwortlichen (Schüler) auf sein konkretes Thema individuell anzupassen.

• Welche Meilensteine gilt es zu beachten und abzuarbeiten? Auch hier trifft die Lehrperson bereits eine konkrete Vorauswahl. Je nach Projektthema können sich jedoch Abweichungen ergeben. So ist die Handmusterherstellung im Papierhülsenbereich meist wesentlich stärker von handwerklichen Tätigkeiten geprägt als im Wellpappbereich. Ebenfalls gibt es dort gar keine CAD-Vernutzung – auch die Produktionsprozesse und die Kalkulation sehen vollkommen anders aus.

• Welche Materialien / Ressourcen sind wann in welchem Umfang bereitzustellen? Hier ist es ratsam, rechtzeitig über das durchzuführende Betriebsinterview im Ausbildungsbetrieb die geforderten Informationen (Maschinenformate, Maschinengeschwindigkeit, vorhandene Materialien) abzufragen, um diese dann während des Projektverlaufs zur Verfügung zu haben. Wenn rechtzeitig absehbar ist, dass spezielle Materialien benötigt werden, so können diese über die Schule auch bei den entsprechenden Firmen angefordert werden.

• Welche Kostenarten fallen bei welchen Arbeitstätigkeiten an? Für die später zu erstellende Kalkulation ist es hilfreich, sich schon bei der Beschaffung der Materialien Gedanken zu machen, welchen Preis das Material hat, welcher Maschinenstundensatz bei den eingesetzten Maschinen zugrunde gelegt ist usw. ...

• Wie hoch werden die Gesamtkosten des Projektes sein? Zur Berechnung der Gesamtkosten ist es wichtig, sich rechtzeitig über die Lohn-, Fertigungs- und Betriebsgemeinkosten im Betriebsinterview zu informieren. Welche branchentypischen Gewinnzuschläge werden eingerechnet?

• Welche qualitätssichernde Maßnahmen werden während der Projektarbeit ergriffen? Da der Rahmen der Projektarbeit zeitlich sehr begrenzt ist, reicht hier exemplarisch ein Testverfahren, um die Qualitätsicherung in einem Bereich der gesamten Projektarbeit exemplarisch darzustellen.

• Welches Risiko zur Zielerreichung ist in der Planung vorhanden – und wie kann das Risiko minimiert werden? Zeitverschwendung zu Projektbeginn, wenig zielgerichtetes Arbeiten, zu hoch gesteckte komplizierte Ziele, die über CAD nicht umsetzbar sind, können zu unvorhergesehenen Projektverzögerungen führen. Stellt man dies während der Projektarbeit fest, so sollte möglichst schnell ein einfach zu realisierender „Plan B“ entwickelt werden, um den Schaden so gering wie möglich zu halten.

• Wie kann das ganze Projekt dokumentiert werden? Auch hierzu gibt es Vorlagen von bereits durchgeführten Projektarbeiten. Wichtig ist, dass die im Einzelnen durchgeführten Schritte der Projektarbeit für einen Laien gut nachvollziehbar sind. Hier wird oft übersehen, dass Inhalte (konkrete Beschreibung der Handmusterherstellung auf dem Schneidplotter) für die angehenden Packmitteltechnologen schon so selbstverständlich sind, dass diese in der Dokumentation nicht auftauchen. Dabei sind sie für das Gesamtverständnis der Arbeit enorm wichtig.

=> Schlechte Projektplanung ist die Hauptursache für Projektfehlschläge und mangelnde Zielerreichung. Wer sein Projekt nicht professionell managt und die Teambeteiligten nicht motivieren kann, gerät schnell in einen Teufelskreis unerledigter Aufgaben – mit bösen Folgen für Qualität und Termine.

Abb. 12.22: Werden immer wieder anstehende und abzuschließende Arbeiten nicht erledigt oder verschoben, so kommt man in einen Teufelskreis unerledigter Aufgaben. (Quelle: Eigene Darstellung)

Wie gelangt man in der Praxis zum Projektfahrplan (Projektinhalte und deren Zuordnung, Termine und Zeitbedarf ergeben dann den Projektablaufplan)? Hier hat sich in der Praxis der Einsatz von Mindmapping-Software (zum Beispiel Mindjet, Mind View) als sehr hilfreich erwiesen. Diese hat den Vorteil, dass neben der übersichtlichen Darstellung in einer Mindmap später auch Termine und Zeiten hinzugefügt werden können. Weiter lässt sich die erstellte Map in verschiedenen Formaten (Worddokument, OpenOffice) ausgeben. Somit können die Daten gleich zur Erstellung der Dokumentation verwendet werden.

Die einzelnen Äste in der Map sollten nur so weit aufgegliedert werden, dass die einzelnen Äste kontrollierbare Arbeitspakete darstellen. Dabei umfasst ein Arbeitspaket alle Vorgänge eines Projektes, die sachlich zusammengehören und in einer organisatorischen Einheit ausgeführt werden können. Wer welches Arbeitspaket ausführt, wird vom Projektverantwortlichen festgelegt (in diesem Projekt liegen alle Zuständigkeiten beim Projektverantwortlichen). So wäre es zum Beispiel durchaus denkbar, den Preis für die benötigten Stanzformen über den Ausbildungsbetrieb bei einem Stanzformenbauer anzufragen, um diesen dann mit in der Kalkulation aufzuführen.

Anschließend kann zu jedem Arbeitspaket die dafür benötigte Zeit abgeschätzt werden und in die Mindmap eingetragen werden. Die tatsächlich benötigte Zeit wäre dann wiederum Grundlage für die Kostenkalkulation der Projektarbeit.

Abb. 12.23: Gantt-Diagramm des Schulprojektes. In der linken Spalte sind die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten aufgeführt. In den folgenden Spalten finden sich die Start- und Endzeiten der einzelnen Aufgaben. Im breiten rechten Teil der Darstellung sieht man die Balken, die den Zeitverlauf über das Schuljahr hinweg kennzeichnen. (Quelle: Eigene Darstellung)

Mit Hilfe der Mindmapping-Software (Mindjet) lässt sich dann ein Projektterminplan (Gantt-Diagramm – benannt nach dem Erfinder des Diagramms) erstellen. Hierzu sind für jede Tätigkeit ein Startzeitpunkt und ein Endzeitpunkt festzulegen. Die Dauer jeder Tätigkeit muss zuvor sinnvoll abgeschätzt werden. Ferner können nachfolgende Tätigkeiten nur starten, wenn vorhergehende Tätigkeiten bereits abgeschlossen sind. Wichtig ist auch, dass die Meilensteine alle erreicht werden können. Um dies zu gewährleisten, sind gegebenenfalls Pufferzeiten einzuplanen.